(一)采购是从资源市场获取资源的过程。
能够提供这些资源的 供应商 ,形成了一个资源市场。为了从资源市场获取这些资源,必须通过采购的方式。也就是说,采购的 基本功能 ,就是帮助人们从资源市场获取他们所需要的各种资源。
(二)采购既是一个 商流 过程,也是一个物流过程。
采购的基本作用,就是将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中的过程。在这个过程中,一是要实现将资源的 物质实体 从供应商手中转移到用户手中。前者是一个商流过程,主要通过 商品交易 、等价交换来实现商品 所有权的转移 。后者是一个物流过程,主要通过运输、储存、包装、装卸、 流通加工 等手段来实现商品 空间位置 和时间位置的完整结合,缺一不可。只有这两个方面都完全实现了,采购过程才算完成。因此, 采购过程 实际上是商流过程与物流过程的统一。
(三)采购是一种 经济活动
在整个采购活动过程中,一方面,通过采购获取了资源,保证了企业正常生产的顺利进行,这是采购的效益;另一方面,在采购过程中,也会发生各种费用,这就是 采购成本 。要追求采购 经济效益 的最大化,就是不断降低采购成本,以最少的成本去获取最大的效益。而要做到这一点,关键的关键,就是要努力追求 科学采购

采购 采购外包

采购外包 就是企业在聚力自身核心竞争力的同时,将全部或部分的采购业务 活动外包 给专业 采购服务 供应商 ,专业采购供应商可以通过自身更具专业的分析和 市场信息 捕捉能力,来辅助 企业管理 人员进行总体 成本控制 。降低采购环节在企业运作中的成本支出。
采购外包由于涉及到中小企业的利益,大部分中小企业不愿意将采购 业务外包 给其它的 第三方采购 机构。这给采购外包业的发展增大了不少的难度。
采购外包既可以获得更低 采购成本 、提高 采购效率 、获得专业化的 采购服务 ,企业从总体上降低 运营成本 ,提高采购效率,企业又可以将自己的全部智力和资源专注于 核心业务 ,在新的 竞争环境 中提高企业的 竞争能力

采购 优势

企业实施采购外包的优势主要体现为:
1、加速采购业务重构。
企业 业务流程 重构需要花费很多的时间,获得效益也要花很长的时间,而外包是企业业务流程重构的重要策略.可以帮助企业快速解决采购业务方面的重构问题。
对实行采购外包的企业来讲,不仅做到现有企业核心 采购能力 和外包供应商 核心能力 的整合,更重要的还要做到如何巩固和提升自己的核心采购能力。企业如果忽视了本身核心采购能力的培育.那么实施“外包”采购只是培养潜在的竞争对手,而自己则失去未来的发展机会。
2、利用企业的 外部资源
如果企业没有有效完成采购业务所需的资源,企业可将采购业务外包。
企业采购 外包时必须进行采购成本、 利润分析 ,确认在长期情况下这种外包是否对企业有利,由此决定是否应该采取采购外包策略。企业在集中资源于自身核心采购业务的同时,通过利用其他 企业的资源 来弥补自身的不足,从而变得更具 竞争优势 ,增强自身的核心竞争力。
3、分担 采购风险
企业可以通过外向 资源配置 分散由 经济 、市场和财务等因素产生的风险。
企业本身的采购资源、能力是有限的,通过资源外向配置,与外部的“外包”供应商共同分担风险,企业可以变得更有柔性,更能适应变化的外部环境。
据有关研究表明.那些将特定的 采购流程 或采购 项目外包 的企业,其物料 获得成本 平均降幅达10%一25%。有时特定采购项目的采购成本降幅可达30%。
5、可以减少 企业投资 ,降低 固定资产 资本结构 中的比例,有利于优化企业的资本结构。

采购 适用范围

1、采购外包策略的适用范围
当今竞争环境下,没有哪一种采购策略适用于一个企业所有的产品和服务。要合理界定采购外包策略的适用范围,可以采用供应细分法对企业供应的各种产品和服务进行分类分析。
在企业的采购和 供应管理 中,供应成本和供应风险是采购人员关注的核心问题。供应成本表示了各项产品或服务的重要性,一般以企业每年对它的支出总额来衡量。对于供应风险,一般可以根据 技术因素 、供应资源的 可获得性 技术要求 环境因素 等多方面综合确定风险程度。从供应成本和供应风险两个角度.可以将企业供应产品和服务分为4种类型,即策略型(低成本低风险)、杠杆型(高成本低风险)、关键型(低成本 高风险 )和战略型(高成本高风险)。
企业采购 的绝大部分产品和服务都属于策略型。由于成本和风险都比较低。在这一类型中单个产品或服务的 采购价格 并不太重要,即使采购成本降低了很大幅度。但对 总支出 而言,也只是相对较小的节约。相形之下,由于其采购品种繁多、采购流程复杂,必然导致大量的 交易成本 。因此,该类型供应管理的目标应该是通过大力提高采购过程的效率来大幅度降低交易成本。交易成本可以用 采购者 在整个订货过程中所花费的时间来衡量,只有尽量简化或消除其采购流程,降低采购过程的 边际成本 ,才能使企业的总成本最低。这时,策略型采购外包是企业的一个较好选择。
2、采购业务外包范围
企业组织机构 在下列情况下可考虑将采购业务外包出去:
1、采购是属于周边的而不是 核心业务 的场合。具体体现为:一次性 采购订单 和有重复需求的采购订单;需在当地和 国内采购 的物资(国际性的组织货源和采购更倾向于专业化的采购业务外包);低价值,高订购频率的采购;对知名品牌有要求的采购;内部已批准的协议突然取消;已建立了以产品或服务为基础的合同;要获取进行大批量 生产制造 所需物资;对私营企业, 公用事业 需求的产品进行仓储并建立具体档案;计算机化精巧处理的采购或以软件为基础的制造业的采购; 采购需求 都附有相应的行政手续和文件;要提供具有各种技能水平的 仓储人员 ;进行多种型号和多个部门的 货源组织 等。
2、供应储备很精益.但它建立在可靠的合作基础上,而且没有供应的限制。
3、一个较小的供应商基库能提供非战略性、非关键性、低成本/低风险的产品的场合。
内容
说明
对供应物料品质的控制
包括物料的生产过程、设备、环境等内容
进货检验
包括物料的数量、规格、质量等内容
对采购物流过程中品质的控制
包括交货时间、地点、方式等内容
采购价格 分析为将来的议价提供参考,采购时须明确影响采购价格的各种因素,制定合理的采购价格。
影响采购价格的因素包括5个方面:物料成本、供需关系、季节变化、 市场环境 交货条件
4.服务
采购数量计算 :本期应采购数量=本期生产需用量+本期未预定 库存量 -前期预估 库存量 -前期已购未入库数量。
怎样合理降低 采购成本 :事先制定合理的 采购计划 ,查询当前 市场行情 ,掌握影响成本的因素和事件。适当寻找多家合格厂商的报价,制作 底价 或预算,运用议价技巧。事后选择价格适当的厂商签订合约,利用数量或 现金折扣
采购 价格构成 :供应商成本的高低,规格与品质,采购物料的供需关系,生产季节和采购时机, 交货条件 ,付款条件。
采购商品成本构成:工程或制造的方法,所需的特殊工具、设备,直接及间接 材料成本 ,直接及间接 人工成本 制造费用 或外包费用,营销费及税捐、利润。
什么是合适的价格:采购价格应以达到适当价格为最高目标, 采购员 必须以采购要求,根据市场行情,分析物料的质量状况和价格变动情况,选择物美价廉的物料进行购买。
怎么样判断 采购价格 是否合理:进行 成本分析 ,价格分析, 市场调研 ,多家厂商报价。
1. 采购过程 中缺乏有效的 信息沟通 。在以往的采购工作中,采购部门作为一个单独的职能部门,相对独立地开展工作,与企业内其他部门很少进行直接的接触, 采购人员 很少与 销售人员 、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通,通常采购部门关心的是物料的制造和供应,采购人员只是在 物料计划员 供应商 之间起了一个中介入的作用,在两者之间传递信息。一旦某个环节对信息的理解出失误或者信息的有效流通受到阻碍,就会造成物料的重复采购和资金的积压。
2.采购工作缺少监督 制衡机制 物资采购 是直接以货币为媒介的 商品交换 ,掌握着大量的资金使用权,必须有有效的监督措施。但是有很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里,由一人制定 采购计划 ,又一人去采购物资,缺乏有力的监督和 制约机制 。长此下去,在采购工作中还会出不正之风,影响企业正常的物资采购工作。
3.企业对供应商的管理有待加强。很多企业的采购工作都存在着一个误区,认为采购工作就是和供应商搞好关系,然后在这种关系基础上,与 企业需求 之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言,这种情况是很危险的。在采购行为中,与供应商建立良好的 个人关系 固然重要,长此以往,就会产生企业对某些特定供应商的依赖,不利于企业寻找新的更好的供应商,不利于企业进行技术创新,也会在企业内部滋生腐败行为,损害企业的利益。
第一,要确定供应商的资格。以确保供应商有良好的供货能力。对于大型制造企业而言,这点尤为重要,因为供应商的稳定供货能力对于企业的稳定生产具有关键性的作用,因此这些企业有一个合格供应商名录,采购只能限于名录内的供应商,而且要由企业的技术和标准化部门来核定这个名录。
第二,采购 价格形成机制 。为了对 采购价格 进行 有效管理 ,通常企业需要有一个价格小组来核定采购物品的 价格上限 ,这个小组的成员应该由高层主管、财务和采购部门共同组成,从而防止采购 业务人员 与供应商在价格上有合谋私利的行为。
第三, 付款方式 的确定。这是实际的利益,企业应尽最大的努力,争取好的付款方式。
第四,数量核查。供应商货品到货后,应该由检验部门核查到货数量。
第五,质量核查。对于有 质量要求 的货品,需要质检部门的检验。
交易习惯 :看货购买, 一手交钱,一手交货 ,或赊货代销。
订单量:定量小,品种多要货急
注意事项:非洲国家实行的进出口商品 装船前检验 ,在实际操作中增加了我方费用,延误了我方 交货期 ,阻碍了 贸易 的正常开展。
交易习惯:信用卡、支票使用普遍,习惯"先消费后付款"
注意事项:因资金有限, 银行利率 高(22%左右),仍习惯于见货付款或分期付款,一般不开 即期信用证
交易习惯:采取低报 货值 、差价现金支付。
注意事项:
摩洛哥进口 关税水平 普遍较高, 外汇管理 较严。 D/P 方式在对该国出口业务中存在较大的收汇风险。摩洛哥客户和银行勾结先给单提货、迟迟不付款、应国内银行或 出口企业 要求经我处反复催促才付款的事件。
港货 输入该国,则需付6.3%至13%的税项。
美国
交易习惯:少样多量,但订单大,而利润较低。
交易习惯:丹麦进口商在与一个国外 出口商 做第一笔生意时一般愿意接受信用证这种 支付方式 。此后,通常使用凭单付现和30-90天 远期付款交单 承兑交单 。一开始为小金额的订单(以样品寄售或试销性订单)
关税方面:丹麦对从一些 发展中国家 东欧 国家以及 地中海沿岸国家 进口的商品给予 最惠国待遇 或者更为优惠的 普惠制 。但实际上,在钢铁和纺织系统却很少得到关税优惠,拥有较大纺织品出口商的国家往往采取自行限额的政策。
注意事项:要求货样一样,很注重交货期,在一个新 合同履行 时,国外出口商应明确具体的交货期,并及时完成交货义务。任何违背交货期,导致延期交货的,都有可能被丹麦进口商取消合同。
葡萄牙
港货输入该国,则需付6.3%至13%的税项。
西班牙
交易方式 :以信用证缴付货款,赊数期一般为90 日,大型连锁店约120至150日
订单量:每次约订200 至1,000 多件
注意事项:该国对其输入产品不收关税。供应商应缩短 生产时间 ,注重品质及 商誉
注意事项:中国企业首先申请成为其供应商,其次要主动应标。在建立起信誉的基础上争取进入短名单。联合国通过长期与供应商接触,认可了一些优秀的供应商。在进行一些较小的金额采购时就不进行大规模招标,而主动与短名单内的供应商联系,并立即拍板成交。能进入短名单的一般是某种产品前十名的企业,相当于在比赛中直接进入了决赛,对中标非常有利。当然,这要企业本身的素质和产品的质量争取。
值得注意的是,对联合国的电函,无论竞标与否都必须有回答。联合国规定,3次不回复即取消供应商资格。因此,如企业的地址、电话、传真或 电子信箱 变更,应及时通知联合国。
联合国的采购与一般商业往来有所不同,它非常重视公开透明、平等廉洁,而且从来不还价。因此企业报价时一定要报实价,即 最终价格 。与联合国做生意,必须价廉物美,不能一次性 暴利 赚钱,而要通过建立信誉和长期采购关系获得利润。
交易习惯:通过代理商间接交易,直接交易表现冷淡。相对于日、欧、美等地而言对产品要求不很高。
比较重视颜色,偏好深色物品。但利润小,量不大,不过订单固定。
注意事项:要特别小心代理商,避免被对方采取多方面形式压价。更应注意遵循一诺千金的原则。合同、协议一签字,就应履约尽责,哪怕是口头允诺的事也要尽力做。同时应重视客户的 询价 。保持良好态度,别太在几件样品或样本邮寄费上斤斤计较。
东欧
东欧市场有其自身的特点。产品要求的档次不高,但要想求得长期发展,质量不佳的 大路货 没有潜力。
交易习惯:一般不接收 L/C 即期 付款条件 ,但L/C远期付数条件可以接收。
订单量: 订货量 较小,一般要求看样订货。
注意事项:交货期尽量不太长。对该国采购需尽量满足条件及有关规定,其次需要提高 产品质量 和档次,使之符合 国际标准 。墨西哥政府规定,所有电子产品的进口都必须事先向墨西哥 工商部 申请 质量标准 证书( NOM ),即符合美国UL标准,方允许进口。
俄国人做生意只要签约后,都以TT 直接 电汇 较普遍,并要求准时出货,很少开LC,但要寻求搭线不易,只能透过Show展,或深入当地拜访。当地语言以俄语为主,英语沟通很少,较难沟通,一般都会 找翻译 协助。