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Power Query顧名思義就是很強的Query,那什麼是Query呢?Query的中文為查詢,其用於資料庫系統中,Query中的程式碼代表著你對資料庫發出的一個詢問,例如你想要取得某資料表的某些欄位,就可以寫一個Query來得到,其原理與上篇文章介紹的 數據處理ETL 相近(還沒聽過的朋友可以前往閱讀)。

下圖為Google搜尋到,以資料庫系統MySQL所寫的一個Query範例給大家參考,此Query的意思是:查詢在員工(employees)資料表中員工報到日期(hire_date)在2000/01/01之後的清單。

Excel Power Query因為可連結Excel資料表或工作表( Sheet )、資料庫系統、網頁資料表,甚至PDF資料表,所以可進行相當廣泛的應用,它可以幫你設定一套自動化資料處理(清理)的流程,舉個簡單的例子:連結Sheet1 -> 刪除最上面兩列資料 -> 將某欄位篩選去除空白(Blank) -> 去除某些不需要的欄位 -> 載回Sheet2。

多說不如實做,接下來小編將介紹一個較基本的Power Query應用範例給大家看,其也是業界中使用頻率最高的一種用法。

此範例為某工廠廠務室同仁每月要彙總各課向會計報銷費用的資料,因不想要每月向各課經辦要資料,再手動Copy回自己的Excel檔案,故利用Excel Power Query的功能建立Query(查詢),將各課的資料表下載回自己的檔案裡,以後只要更新此Query,即可自動得到各課最新的資料。

下圖為此範例示意圖,最後需將兩個路徑(D:\共享\01-陳氏心及D:\共享\02-阮德孝)的會計報銷費用資料表自動結合起來。

接著會跳出一個瀏覽( Navigator )視窗,其中資料夾圖示( Icon )代表的是Excel檔案,資料夾裡面可以包含資料表( Table )及工作表( Sheet )兩種資料,若是資料來源中設有資料表,我們一般會選擇資料表,因為資料表的數據整理程序較工作表來的簡單。

故此範例我們點選陳氏心資料表,接著點選轉換資料( Transform Data )後,會自動進入Power Query編輯器。

(1)此編輯器共有4個Tab,其中所有的資料轉換、資料合併等功能皆在Tab Home、Transform及Add Column 中進行;Tab View 則是檢示設定,在文章最後會介紹一個不錯的功能給大家。

(2)在編輯器右方有 Query Settings 介面,其包含上方的Query的名稱,下方的Query的步驟( Steps ),Query步驟依序從上到下,各位可以看到第1個步驟為 Source (代表我們選取的路徑檔案),第2個步驟為 Navigation (代表我們選擇了陳氏心資料表,第3個步驟為 Changed Type (進入Power Query編輯器後會進行自動偵測資料類型)。

(3)資料轉換完成後,點選 Close & Load 即可回到Excel視窗中繼續選擇下載方式。

因為此範例中陳氏心Query不需再進行其他轉換,故可以直接點選 Close & Load 下載回Excel中。

點選 Close & Load 後,會出現兩個選項給你選擇,小編建議新的Query皆點選 Close & Load To ,這樣可接著進行選擇下載方式;若點選 Close & Load ,Excel會直接載入資料表到新的工作表A1儲存格(當然之後還可以修改) 。

若不是新的Query,就只能選擇 Close & Load

點選OK後,合併後的資料表即出現在Sheet1的B2儲存格中,大家還可以看到在右側的 Queries & Connections 視窗中,會計費用報銷統計表是顯示6 rows loaded。

未來只要點擊更新圖示,可自動更新陳氏心及阮德孝的資料。(或可於左方資料表範圍內任一儲存格點擊滑鼠右鍵,點選Refresh更新)

講述完了Excel Power Query的基本操作,第一次接觸的朋友可能會覺得有點複雜,但相信在實際操作後會很快上手。

Power Query還有許多實用的功能,包含像樞紐化(Pivot)、反樞紐化(UnPivot)、以某欄位進行集計(Group By),或文字處理等等,未來小編將陸續進行介紹。

大家不要誤以為Power Query是屬於Excel,Power Query也應用於其他軟體中,如Power BI。另針對雲端資料轉換的部分,Microsoft有於Power Apps平台上開發Dataflow軟體(即為Power Query雲端版)。

Power Query有一套自己的程式語言叫「M語言」,一般使用者雖然不用特別去學,但可以學著去看懂它的公式組成,小編認為最好用的就是參數的功能,可以將一個Query的結果做為另一個Query的參數(如日期、比較值等等),以達到更進階之自動化設定。